Cómo pagar al personal de su organización sin fines de lucro
Hace un par de semanas analizamos algunos puntos clave relacionados con la compensación de ejecutivos sin fines de lucro . Esta semana, queremos echar un vistazo más de cerca a las mejores prácticas para pagar a todos los demás empleados de su organización.
La nómina para organizaciones sin fines de lucro es un tema complejo. Se aplican ciertas reglas y excepciones que son diferentes a las que se aplican a las empresas con fines de lucro. Como si esa complicación no fuera lo suficientemente mala, muchas organizaciones sin fines de lucro parecen obligadas y decididas a crear sus propias reglas y excepciones que son categóricamente incorrectas… y destinadas a meterlas en problemas con el IRS y/o su estado.
Afortunadamente, los principios que discutimos la semana pasada se aplican a los empleados ordinarios, así como a los ejecutivos: la compensación debe ser razonable, se debe realizar la debida diligencia y todas las decisiones deben tomarse en condiciones de igualdad.
Además de esas cosas, se deben hacer otras consideraciones. Este artículo se va a centrar en dos grandes temas: 1) clasificación de la nómina y, 2) tipos de pagos .
Esto es importante… y los clientes lo preguntan semanalmente. Es decir, “¿Debo pagar a mis empleados como empleados o contratistas independientes?” El 95 % de las veces, la respuesta es empleado , independientemente de cualquier otra información superflua que se mezcle.
Es una creencia generalizada que un empleador tiene la opción de elegir bajo qué estatus pagar a sus trabajadores. La justificación más común es el ahorro que experimentará la organización sin fines de lucro si no tiene que cubrir los impuestos sobre la nómina. El problema es que no es tu elección. Incluso si su miembro del personal acepta ser tratado como contratista, aún puede ser contrario al IRS y las regulaciones estatales. El IRS, al determinar si un trabajador es o no un contratista o empleado, analiza varios factores. Ellos son:
- Comportamiento: ¿La empresa controla o tiene derecho a controlar lo que hace el trabajador y cómo hace su trabajo?
- Financiero: ¿Los aspectos comerciales del trabajo del trabajador están controlados por el pagador? Estos incluyen cosas como cómo se paga al trabajador, si se reembolsan los gastos, quién proporciona herramientas/suministros, etc.
- Tipo de relación: ¿Existen contratos escritos o beneficios tipo empleado, es decir, plan de pensión, seguro, pago de vacaciones, etc.? ¿Continuará la relación y el trabajo realizado es un aspecto clave del negocio?
El IRS también utiliza una prueba de puntos múltiples para evaluar estos problemas de clasificación. Haga clic aquí para verlo.
Entonces, ¿cuáles son las consecuencias de pagar indebidamente a los empleados como contratistas? ¡Infinidad! Si el IRS reclasifica a sus trabajadores de contratistas a empleados, su organización sin fines de lucro será responsable de la parte de los impuestos sobre la nómina tanto del empleador como de los empleados (Seguro Social y Medicare), además de multas e intereses muy costosos. Luego viene el estado para tomar su parte. Este tipo de acción, especialmente si se aplica a varios años, puede llevar a cualquier empresa a la quiebra .
Por tipo de pago, nos referimos a cosas como salario o salarios frente a bonos y comisiones. El IRS llama a esta última compensación no lineal … y no le gusta mucho en un entorno 501(c)(3). Las empresas con fines de lucro pueden hacer esto virtualmente sin limitación. Pero para las organizaciones sin fines de lucro, el IRS considera que esto es una posible puerta abierta a una compensación irrazonable.
Por ejemplo, Charity, Inc. contrata a dos empleados, John y Jane, que estarán a cargo de administrar las recaudaciones de fondos. A cada uno se le pagará un pequeño salario base, más un porcentaje del dinero recaudado en el evento. Suena razonable, pero el IRS dice: “¡No tan rápido!”
La razón tiene sentido cuando se consideran los posibles resultados. Supongamos que la compensación razonable, si se fija, para John y Jane es de $45,000 por año. Supongamos además que, en cambio, John tiene un salario base de $ 20,000 y recibe el 10% de todo el dinero recaudado. John continúa recaudando $125,000 este año y recibe un paquete de pago total de $32,500. Es menos de lo que probablemente sería su compensación fija, entonces, ¿cuál es el daño? Tanto él como la organización sin fines de lucro están asumiendo el riesgo de que John haga un trabajo deficiente o mediocre.
El problema no está en el resultado de John. El problema es de Jane. Jane también tiene un salario base de $20,000. Pero Jane tiene un año estelar y recaudó $800,000 para su empleador. Como resultado de su éxito, Jane recibe una comisión de $80 000, por un salario anual total de $100 000. El problema es que el trabajo de Jane realmente no cuadra con un salario de 6 cifras. El IRS podría determinar que esto es excesivo, si examinan los libros de la organización.
Los empleados deben ser pagados de acuerdo con la descripción del trabajo del puesto. No solo la compensación no lineal a menudo no es razonable según los estándares del IRS, sino que también abre la puerta a un posible fraude, o al menos a una conducta inapropiada, ya que los empleados tienen mucho que ganar si superan los límites de la recaudación de fondos.
Esta discusión apenas araña la superficie. Hay tantos otros temas críticos, desde el seguro de compensación para trabajadores hasta los beneficios para empleados y las prácticas de contratación. El uso de prácticas de compensación y empleo compatibles contribuye en gran medida a eliminar una de las áreas de mayor preocupación del IRS.