Hay algunas verdades universales cuando se trata de organizaciones sin fines de lucro que no dependen del tamaño de la organización. Esto es especialmente cierto sobre el dinero. Si bien sí, la cantidad de ingresos determina qué Formulario 990 debe presentar la organización sin fines de lucro ante el IRS, no cambia cómo se deben contabilizar adecuadamente los ingresos y los gastos.

Al igual que las donaciones y otras formas de ingresos sin fines de lucro tienen requisitos de informes específicos, también los tienen los gastos sin fines de lucro. Y una vez más, estas mejores prácticas son aplicables a organizaciones de cualquier tamaño. ¿Cómo se ve eso exactamente? Dividir los gastos de su organización en tres asignaciones principales: Gastos de servicios del programa, Gastos de gestión y generales, y Gastos de recaudación de fondos.

Si bien cualquiera que presente un formulario estándar del Formulario 990 (aquellos con más de $200,000 en ingresos brutos en un año) ya sabe a qué nos referimos (y qué matices puede tener), estas asignaciones también deberían resultar familiares para algunos declarantes estatales cuando llega a la presentación de sus solicitudes anuales de registro de solicitación caritativa . Aproximadamente la mitad de los estados que exigen la presentación de solicitudes de caridad exigen que los totales de estas asignaciones específicas se incluyan entre las finanzas provistas en la solicitud.

A primera vista, estas asignaciones parecen bastante claras. Sin embargo, tras una inspección más detallada, se nos recuerda una vez más que el IRS no siempre es tan claro como parece. Por ejemplo, ¿qué sucede si tiene un miembro de la junta remunerado que pasa una buena parte de su tiempo trabajando en programas en lugar de en la administración? O, ¿qué sucede si alquila un espacio que funciona como lugar para llevar a cabo los programas de su organización y como oficina? No es tan claro. A continuación, identificaremos cada una de estas asignaciones de gastos, así como escenarios comunes de asignación múltiple.

Como sugiere el nombre, esta asignación se dedica a actividades que promueven el propósito de la organización. Aquí, estamos hablando del propósito exento de la organización aprobado por el IRS. Un ejemplo sencillo sería si su organización otorgara una subvención o beca a otra organización o persona. Sin embargo, partes de los gastos también pueden y deben incluirse en esta asignación. Por ejemplo, si necesita viajar para llevar a cabo sus programas, eso se incluiría aquí. Pero los gastos de viaje para conseguir material de oficina, por otro lado, estarían incluidos en la asignación de Gastos de Gestión y Generales.

Si bien la categoría de asignación en sí misma se explica por sí misma, durante años se debatió exactamente cuánto de los gastos de una organización entran en esta asignación. Algunos de los grupos de “vigilancia” sin fines de lucro que muchos de ustedes han llegado a reconocer, como Charity Navigator, Guidestar y Wise Giving Alliance de Better Business Bureau, calificaron la valía de los donantes de una organización benéfica en función de una proporción de gastos generales. ¿Cuál era esta proporción mágica? El 80% de los gastos destinados a Gastos de Programa y el 20% de los gastos destinados a Gestión y Gastos Generales, conocida como la regla del 80/20 y posteriormente el Mito de los Overhead .

Si bien el concepto en sí parece una excelente práctica recomendada a primera vista, el resultado dejó a muchas organizaciones sin fines de lucro temerosas de salirse de esta proporción precisa para reinvertir en sí mismas y mejorar sus organizaciones. Afortunadamente, esta noción recibió suficiente rechazo en los primeros años de la adolescencia que Charity Navigator, Guidestar y BBB emitieron una declaración conjunta reconociendo los problemas que causaba. También brindaron educación sobre cómo depender demasiado de cualquier proporción de gastos generales como una medida directa del éxito y alentaron a las organizaciones sin fines de lucro a no vivir con tanto miedo a estas proporciones que no logran invertir adecuadamente en sus organizaciones.

Dicho esto, la mayoría de las organizaciones benéficas públicas deberían gastar más en sus programas que los costos de administración en un año determinado, salvo circunstancias inusuales.

Aquí es donde vemos que muchas organizaciones enumeran sus gastos si no saben dónde ponerlos. Esta asignación se relaciona con las operaciones y la gestión generales de la organización, por lo que abarca una gran cantidad de actividad… pero no toda. Es importante tener en cuenta que esto es puramente para costos administrativos.

Incluiría actividades como los costos de las reuniones de la Junta Directiva, los diferentes comités o el personal, a menos que las reuniones sean específicamente para servicios de programas o actividades de recaudación de fondos. Esta asignación también incluye elementos de línea como servicios legales generales (como si contratara una empresa como Foundation Group), seguros, suministros de oficina y costos de administración, costos de archivo, alquiler de una oficina, salarios, etc.

Algunas de esas líneas de pedido pueden parecer obvias. Pero, una vez más, la cantidad total de, digamos, el salario de una persona no figuraría en esta categoría… pero al mismo tiempo, podría estarlo. Todo se reduce al propósito del dinero gastado. Lo discutiremos más adelante.

Esta asignación es la más engañosa en su nomenclatura, al menos en el Formulario 990. Sí, abarca los gastos incurridos al solicitar contribuciones en efectivo y no en efectivo, obsequios y subvenciones, pero no incluye los gastos directos de los eventos de recaudación de fondos. En cambio, enumera los gastos indirectos de los eventos de recaudación de fondos, como publicidad y promociones; preparación y distribución de manuales, instrucciones y otros materiales de recaudación de fondos; y cualquier preparación para solicitar y recibir contribuciones.

Sin embargo, al calcular el total final de los gastos de recaudación de fondos de su organización sin fines de lucro, aún deben tenerse en cuenta los gastos directos del evento de recaudación de fondos. Esto incluye gastos como alimentos y bebidas, invitaciones, espacio de alquiler y cualquier otro costo necesario para llevar a cabo el evento.

En última instancia, es importante prestar atención a lo que solicita el formulario que se completa para determinar dónde se enumeran los diferentes elementos de línea para esta asignación, ya sea en uno de los formularios 990 del IRS o incluso en una solicitud de solicitud benéfica. Todo contribuye al total.

Cada vez que ingresamos al ámbito de las finanzas, nunca es una talla única para todas las organizaciones sin fines de lucro. Pero hay algunas prácticas básicas que son ciertas y, en este caso, todo depende de cómo la organización gasta su dinero para lograr su propósito exento. Esto determinará si los gastos se dividen en una, dos o tres asignaciones.

Por ejemplo, si su organización decide subcontratar sus necesidades de contabilidad o tener un voluntario que dedique su tiempo a esta tarea matizada, el costo a pagar por la empresa y/o cualquier software necesario se asignaría por completo a Gastos generales y de administración. Vea abajo.

Ahora vamos a complicarnos un poco más. Como presentamos anteriormente en el artículo, supongamos que su organización alquila un espacio que funciona como oficina y donde lleva a cabo sus programas. Este es un escenario extremadamente común para los refugios y rescates de animales, aunque no se limita solo a este tipo de organizaciones. Entonces, ¿Qué haces? Aquí es donde determina qué porcentaje del espacio se utiliza para el programa y las tareas administrativas. Siguiendo con el rescate de animales, digamos que el 80% del espacio y el mantenimiento necesario es para llevar a cabo programas y el 20% restante se usa para espacio de oficina. Así es como se vería:

Por último, pero no menos importante, está la cuestión de los salarios y todo lo que conlleva, como seguros, impuestos sobre la nómina y cualquier otro beneficio para los empleados. Esto incluye los salarios de los funcionarios o directores actuales , potencialmente cualquier persona descalificada y cualquier otro personal remunerado.. Es importante mantenerlos separados en sus libros. También es importante tener en cuenta que es probable que cualquiera de estas personas haga algo más que tareas administrativas. Si se le paga a un oficial o director, es probable que supervise los programas que se llevan a cabo, así como cualquier evento de recaudación de fondos, además de mantener las tareas administrativas necesarias. Por otro lado, su organización puede tener personas en el personal con fines puramente administrativos, como un conserje, un tenedor de libros o personal de oficina. Estos salarios se destinarían únicamente a Gastos de Gestión y Generales. Una vez más, debe determinar las distintas personas de su organización a las que se les paga y cuál es el propósito de su trabajo. Así es como pueden verse estos salarios:

Las organizaciones sin fines de lucro tienen diferentes necesidades y como resultado tienen una amplia gama de posibilidades para sus gastos. Sin embargo, eso no cambia cuán matizada y complicada puede llegar a ser la contabilidad. Entonces, ya sea que su organización gane $ 10,000 en ingresos al año o $ 1,000,000 en ingresos, es crucial comprender cómo se asignan sus gastos. Al final del día, es la junta directiva la que individualmente es responsable no solo de defender el propósito exento de la organización sin fines de lucro, sino también de mantener la integridad financiera de la organización a la que sirven.