DEFINICIÓN: Documento rector para una organización sin fines de lucro que establece y describe el propósito de la organización y su estructura de gobierno, políticas, prácticas, autoridad y directivas para el cumplimiento, la supervisión continua y las operaciones exitosas de la organización. Los estatutos de una organización calificada exenta deben establecer, por lo menos, lo siguiente:

1. Propósito de la organización
2. Ubicación de las oficinas u operaciones
3. Estructura de Gobierno
4. Número de miembros de gobierno y selección/elección/remoción de los mismos
5. Términos de servicio para miembros gobernantes
6. Calificaciones para aquellos que sirven para gobernar la organización
7. Métodos para realizar negocios/Declaraciones de política
8. Horas / fechas de reunión (deben reunirse al menos una vez al año)
9. Limitaciones de la organización y su órgano de gobierno
10. Año fiscal (para la contabilidad y los informes, debe ser un período de doce meses)

MEJORES PRÁCTICAS: 

1. Propósito de la organización:  Asegúrese de que cumpla con la exención del IRS según el código e indique claramente para que otros lo acompañen en cuanto a cuál era el propósito previsto de los fundadores al iniciar la organización y/o modificar los estatutos a medida que cambia el propósito y la misión para mantener la gobernanza y programas en línea con la visión. Esto es clave para ayudar a los directores a mantener el rumbo de la organización. Asegúrese de que esto se alinee con la declaración de propósito de los artículos de incorporación, si así se establece.
2. Ubicación de las oficinas u operaciones: por lo general, indique al menos el estado de incorporación y/o el alcance geográfico de la organización, nuevamente para ayudar a establecer una buena perspectiva para la gobernanza y la dirección del alcance y alcance previstos de la organización.
3. Estructura de gobierno: defina si tendrá un órgano de gobierno de miembros de la junta (junta de directores o fideicomisarios) o si tendrá miembros de la organización, quienes luego votarán sobre todas las decisiones o podrán elegir una junta de directores para administrar los asuntos diarios de la organización. la organización y aportar votos a los miembros generales según sea necesario para decisiones “definidas”, como la gestión de grandes activos o la contratación de personal o afirmaciones de desarrollo de programas, etc. Si esto último, sus estatutos deben definir los privilegios de voto de los miembros gobernantes (ya sea la junta miembros únicos o generales o mixtos).
4. Número de miembros gobernantes y selección/elección/remoción de los mismos:  Para el estado 501(c): Mínimo de tres personas para cumplir con el requisito del IRS para la responsabilidad y evitar la negociación por cuenta propia. Estos deben ser no relacionados y/o no compensados ​​si buscan el estado de caridad pública; o aumentar el número de miembros para comprender que la mayoría del órgano de gobierno siempre será no relacionado y/o no remunerado. Si la mayoría está relacionada entre sí por definición del código del IRS, entonces su organización no cumplirá con el estado de caridad pública y se considerará una fundación privada si busca el estado 501 (c) (3). Según Pub 557: La definición de “relacionado” se refiere tanto a las relaciones familiares como comerciales.

• Las “relaciones familiares” incluyen el cónyuge, los antepasados, los hijos, los nietos, los bisnietos, los hermanos (ya sea de sangre pura o media) y los cónyuges de los hijos, nietos, bisnietos y hermanos de la persona.
• Las “relaciones comerciales” incluyen las relaciones laborales y contractuales, y la propiedad común de una empresa en la que los funcionarios, directores o fideicomisarios, individualmente o en conjunto, poseen más del 35 % de participación en la propiedad en común. “Propiedad” significa poder de voto en una corporación, participación en las ganancias de una sociedad o participación en un fideicomiso.

1. Términos de servicio de los miembros gobernantes: Los miembros gobernantes deben ser elegidos por un período de tiempo específico, es decir, uno o dos años o hasta cinco años, después del cual deben ser reemplazados o reelegidos en una reunión anual de la junta o en una junta especial. asamblea convocó a tales elecciones. Esto asegura que nadie sea instalado en un cargo de gobierno sin considerar la continuidad del servicio, para garantizar una buena rendición de cuentas y que no se trate de beneficio propio o privado como resultado de su permanencia en la junta directiva o el órgano de gobierno.
2. Requisitos para quienes sirven para gobernar la organización: Como mínimo, esto debe indicar la consideración de las personas que sirven para satisfacer el quórum, como se indica en 4. anterior, específicamente que el órgano de gobierno estará compuesto por una mayoría de personas no relacionadas y /o personas no remuneradas que pueden y gobernarán la organización sin conflicto de intereses o influencia indebida a través de las relaciones. Además, esta podría ser un área en la que la organización puede definir qué criterios se utilizarán para examinar más a fondo a los candidatos potenciales para la elección del órgano de gobierno, a fin de garantizar que los intereses y el éxito de la organización se gestionen adecuadamente.
3. Métodos para realizar negocios/Declaraciones de políticas:   existen requisitos específicos para que una organización exenta implemente políticas y pautas en los estatutos que aseguren que las decisiones de gobierno en curso de la organización se mantengan en pleno cumplimiento como una entidad exenta. Estos pueden incluir al menos:
   • reuniones anuales requeridas,
   • revisiones periódicas de actividades y transacciones financieras y
   • informes a agencias estatales y federales, es decir, el formulario 990 del IRS o informes de impuestos estatales, según se requiera
   • registros con las agencias estatales requeridas, es decir, agencias de solicitud de caridad o agencias de informes de impuestos sobre las ventas o franquicias.
   • revisión de los estatutos corporativos al menos una vez al año y cuando se elijan nuevos miembros de la junta
   • ejecución y revisión de una política de conflicto de intereses, según la Pub 557. La política de conflicto de intereses describirá las mejores prácticas con respecto a la toma de decisiones, el beneficio personal, los beneficios y el flujo de efectivo para las personas. El IRS proporciona muestras de políticas de conflicto de intereses apropiadas y requeridas en la Publicación 557 del IRS.
   • Políticas de uso o compra de instalaciones o activos: no se requiere en los estatutos, pero debe tener una política vigente.
4. Horas / fechas de reunión (deben reunirse al menos una vez al año):Los estatutos deben indicar con qué frecuencia se reunirá la junta o los miembros, y cuándo será. Los estatutos también pueden indicar cómo se puede convocar a las asambleas especiales y cómo se notificará a los asistentes de tales asambleas, para que estas sean debidamente convocadas y las decisiones que se tomen en esas asambleas se consideren debidamente resueltas. Si una reunión no se convoca debidamente según las pautas de los estatutos, cualquier acción que se tome en esa reunión no es una acción legal o vinculante de la organización. Se requiere que el órgano de gobierno se reúna al menos una vez al año, para supervisar una revisión de las actividades y los informes financieros del año anterior, y para elegir o reelegir a los miembros del consejo de administración si sus mandatos han expirado, y para aprobar un plan o dirección para el próximo año que incluiría un presupuesto propuesto o un plan financiero para el año.
5. Limitaciones de la organización y su órgano de gobierno: En los casos en que sea necesario definir alguna limitación para garantizar que se defina la visión de la junta fundadora, es decir, las donaciones benéficas se limitarán a un propósito o población objetivo muy específicos, o los programas serán limitado a un tipo específico de actividad, esto debe ser incluido en los estatutos. Esto asegurará que la pasión de la organización no se desvíe sin la debida consideración y una acción por parte de la junta directiva para modificar los estatutos en caso de que se decida en años futuros.
6. Año fiscal (para la contabilidad y los informes, este debe ser un período de doce meses): los estatutos deben establecer claramente el período contable de doce meses, y esto no se puede cambiar sin una atención real a los informes continuos al IRS y las agencias estatales, ya que el IRS no requieren un informe financiero anual (Modelo 990 de alguna serie), que se basa en el período contable de doce meses. El valor predeterminado con el IRS es de enero a diciembre. La mayoría de las firmas de contabilidad también cierran el año fiscal de forma predeterminada en diciembre, por lo que si su organización tiene un período contable de doce meses diferente, asegúrese de informarlo claramente a la persona que administra sus informes fiscales y contabilidad.