Un error común que cometen tanto las empresas como las organizaciones sin fines de lucro es no presupuestar los ingresos y los gastos. Con demasiada frecuencia, lo que gobierna el día es una mentalidad de ver qué sucede, sin ningún intento de planificar, administrar o adaptarse a las circunstancias financieras cambiantes. Esa es también una receta para el desastre fiscal. ¡Hay una mejor manera!

El presupuesto es vital para el éxito de una organización sin fines de lucro. Pero no es suficiente arrojar algunos números en una hoja de cálculo de Excel y darlo por hecho, para que nunca más se vuelva a mirar. Desafortunadamente, eso es lo que pasa por un presupuesto incluso para aquellas organizaciones que se molestan en hacer el ejercicio.

El presupuesto efectivo crea una expectativa y un plan a partir del cual administrar fiscalmente su organización sin fines de lucro. En este artículo, vamos a echar un vistazo a la elaboración de presupuestos desde dos perspectivas: 1) la organización sin fines de lucro de inicio y 2) las operaciones en curso.

El presupuesto para una puesta en marcha generalmente se realizará junto con la solicitud del IRS para el estado 501 (c) (3), el Formulario 1023. El Formulario 1023 requiere una proyección de presupuesto futuro de 3 años, un informe financiero retrospectivo de 5 años (para aquellas organizaciones que ya están en funcionamiento), o una combinación de los dos.

Los requisitos del Formulario 1023, sin embargo, no deben ser el factor determinante en la preparación de una proyección presupuestaria de varios años. Las organizaciones más pequeñas, aquellas que presentan el Formulario 1023-EZ debido a que su ingreso total esperado es inferior a $50,000 por año, no tienen ese requisito en su solicitud. El acto de preparar dicho presupuesto es fundamental, independientemente de cualquier necesidad de papeleo. Es imposible planificar realmente cómo funcionará su nueva organización sin fines de lucro si no sabe cuánto dinero se necesitará para ejecutarla.

Una excusa que escuchamos a menudo es: “¡No sabemos cuánto dinero vamos a poder recaudar! Por lo tanto, no podemos preparar un presupuesto”.   La realidad es que las organizaciones sin fines de lucro que comienzan de esta manera rara vez tienen un impacto significativo. ¿Por qué? Porque en realidad están diciendo que lo van a compensar sobre la marcha, gastando lo que venga en la necesidad más apremiante del momento.

Lamentablemente, esta existencia precaria es el destino de la mayoría de las nuevas empresas sin fines de lucro. Más del 75 % de las organizaciones sin fines de lucro con el estado 501(c)(3) aprobado por el IRS nunca superarán los $50,000 en ingresos anuales. Muchos piensan que esto se debe a que los fundadores intencionalmente mantienen su organización pequeña y enfocada en un área muy pequeña de interés y círculo de influencia. Como alguien que ha asesorado a organizaciones sin fines de lucro durante casi 30 años, no lo creo. Nadie sueña con iniciar una organización que tenga un impacto insignificante. Sí, algunos permanecen muy pequeños por diseño. Pero sostengo que la mayoría se quedan pequeños porque no planifican.

Las nuevas empresas sin fines de lucro deben cambiar el paradigma cuando se trata de presupuestar para los primeros años de operación. En lugar de centrarse primero en los ingresos (o la falta de ellos), céntrese en cuánto le costará hacer lo que realmente quiere hacer. Sea realista, sin embargo… no un pastel en el cielo. Tienes una visión de lo que quieres lograr. ¿Qué se necesitará para que esto suceda?

• ¿Tendrás que contratar a alguien?  ¿Cuánto tendrás que pagarles?   ¿Qué pasa con los impuestos sobre la nómina y los beneficios?
• ¿Necesitará asegurar una instalación? ¿Alquilarás o comprarás?
• ¿Necesitará comprar suministros, equipos, etc.? ¿Es esta una compra única o continua?
• ¿Qué hay de los esfuerzos de promoción? La gente no puede apoyar económicamente lo que no conoce.
• ¿Cuánto costará mantenerse al día con los asuntos administrativos y las necesidades contables/legales ?

Aquellos que se molestan en realizar este ejercicio se dan cuenta rápidamente de que cuesta dinero hacer que las cosas sucedan. Pero la ventaja de proyectar los gastos primero es que le permite saber qué tan grande es el aumento de recaudación de fondos que tiene por delante. También le da a sus seguidores potenciales visibilidad sobre el tamaño real de la necesidad para la cual está recaudando dinero. Algunas personas se sienten intimidadas por este enfoque. Nunca lo admitirían, pero en realidad no quieren hacer primero el lado de los gastos porque se sentirían desanimados por la meta imposible de recaudar tanto dinero.

¡No caigas en esto! Es realmente pensar hacia atrás. Los planes por su propia naturaleza incluyen conocer el costo. Incluso Jesús desafió retóricamente a sus oyentes en Lucas 14:28 cuando dijo: “¿Quién de vosotros, queriendo edificar una torre, no se sienta primero y calcula los gastos, a ver si tiene lo suficiente para terminarla?” Cuente el costo, luego descubra las mejores formas de recaudar el dinero necesario para alcanzar la meta. No hay escasez de experiencia en recaudación de fondos para ayudar, ¡incluidos nuestros grandes amigos en Get Fully Funded !

El presupuesto para la organización sin fines de lucro ya existente y operativa sirve para muchos de los mismos propósitos que vimos anteriormente, pero es un poco diferente.

Digamos que tiene un año o dos en su haber. Ahora tiene la experiencia para estar de acuerdo con sus expectativas. ¿Qué acertaste? ¿En qué te equivocaste? ¿Disparaste demasiado alto o demasiado bajo? Tal vez te des cuenta de que los gastos son considerablemente mayores de lo que esperabas (¡esa es la norma, por cierto!). Eso está bien… aumente su objetivo de recaudación de fondos. Si tu puedes hacerlo. Lo más importante en los primeros años es la verificación de la realidad que trae la historia real. Puede ajustar ciertas categorías hacia arriba o hacia abajo, según lo que haya aprendido.

Para aquellas organizaciones sin fines de lucro que están dentro de unos años, su situación ha evolucionado. Usted (debe) entender cuánto se necesita para operar. Presupuestar para el futuro ahora es más un ejercicio de preparación educada, ya sea para mantener una postura similar o para un crecimiento significativo. Realmente no importa cuál sea. Nunca supera su necesidad de presupuestar para su organización.