Cómo categorizar las donaciones
Financiar su organización sin fines de lucro y marcar la diferencia en su comunidad no es una hazaña económica. Entonces, ¡comienza a recaudar fondos! Y con suerte, tendrá éxito en encontrar personas que quieran donar. Pero, ¿cómo se ve eso en los libros de registro de su organización?
Al igual que las personas, las donaciones vienen en todas las formas y tamaños. Algunos son pequeños; algunos son grandes. O más específicamente, algunos son efectivo, algunos son tarjetas de crédito, algunos son objetos físicos, algunos se le entregan a usted y otros se entregan en línea.
¿No sería fácil si todos pudieran informarse de la misma manera en sus libros, al IRS y al estado? Bueno, desafortunadamente, ese no es el caso. Esta vez vamos a explicar algunas de las diferencias entre varios tipos de donaciones monetarias y cómo debe realizar un seguimiento de ellas.
Es probable que las donaciones en efectivo sean el tipo más común de donaciones realizadas a su organización sin fines de lucro. Las donaciones en efectivo incluyen una amplia variedad de formas de donación que incluyen, entre otras, efectivo, tarjeta de crédito, cheques, donaciones en línea, subvenciones, programas de igualación como Amazon Smiles o igualaciones de empresas y tarjetas de regalo universales como tarjetas de regalo Visa o MasterCard. que se puede gastar en cualquier tienda.
Esta categoría también incluye dinero no reembolsado gastado por una persona en nombre de la organización. Esto incluso puede incluir donaciones hechas por alguien para cubrir los gastos de la organización para “comenzar”. Esto es cierto incluso si esos fondos se pagaron directamente al proveedor de servicios en nombre de la organización y no se depositaron en la cuenta bancaria de la organización. Es importante señalar que este tipo de donaciones deben aprobarse con anticipación y, aun así, no es la forma preferida de hacerlo. Siempre es mejor que el dinero se gaste directamente a través de la cuenta de la organización.
Si el dinero de los gastos se reembolsará a la persona, pero no de inmediato, se considera un préstamo a la organización antes del reembolso. Debe estar documentado en las actas de la reunión, aprobado por la junta y tener los términos del acuerdo de préstamo. El monto de este préstamo se registrará como un pasivo y no se registrará como un ingreso para la organización.
Si bien esto no es una donación tan frecuente, especialmente para las organizaciones más pequeñas, es algo a lo que se debe hacer un seguimiento por separado si un donante decide hacer este tipo de donación. Esta categoría incluye el valor de cualquier acción, bono u otro tipo de valores que fueron donados a la organización. Es importante tener en cuenta que solo le daría al donante un recibo por el valor de mercado inicial del valor en el momento de la donación, ya que esto se registraría como una contribución de ingresos a la organización. El valor de mercado de los valores que cotizan en bolsa se puede establecer fácilmente a través de la bolsa en la que se negocia el valor. Sin embargo, cualquier ganancia o pérdida posterior a la venta o interés, dividendos, etc. obtenidos después de recibir la donación se trata como si la organización fuera la que compró el valor en sí.
Lo que la gente no siempre tiene en cuenta es qué hacer cuando alguien le da a su organización una donación que no es en efectivo. Estos podrían ser artículos como mochilas, computadoras, comida, libros, tarjetas de regalo para una tienda específica, etc., y la forma en que los contabiliza depende completamente del propósito de la donación.
Por ejemplo, si alguien donó una computadora a la organización que la organización conservará y usará, deberá buscar una computadora similar y encontrar el valor justo de mercado. Esa cantidad es entonces lo que se registraría en los registros de la organización.
Sin embargo, si el artículo donado se recibe y luego se subasta o vende, el valor se tratará de manera diferente. Si el valor del artículo es mayor que el precio de subasta/venta, reducirá el valor del artículo para que coincida con el precio de subasta/venta. Por ejemplo, si se dona un televisor por valor de $100 y se subasta por $75, el valor del televisor se registraría como una contribución no monetaria de $75. Por otro lado, si el valor del artículo es menor que el precio de subasta/venta, dejaría el valor del artículo como está y registraría cualquier cantidad por encima del valor como una donación. Por ejemplo, si se dona un televisor por valor de $100 y se subasta por $125, el valor del televisor se registra como una contribución no monetaria de $100 y se registra una donación en efectivo de $25.
La contabilidad, particularmente la contabilidad sin fines de lucro, tiene reglas complejas que son bastante diferentes a las de un negocio comercial. Saber cómo caracterizar varios tipos de regalos es solo un ejemplo. En nuestro próximo artículo, vamos a echar un vistazo a cómo categorizar los ingresos no relacionados con donaciones, ¡así que no se lo pierda!