Asesor Consultor

Pero aquí hay una pregunta que probablemente no haya considerado: en todos sus esfuerzos por mantener su programa en funcionamiento, ¿podría ser que esté malversando fondos sin saberlo? ¿Es posible que esté cometiendo una infracción grave de la ley? Si no entiende lo que requieren el IRS y las regulaciones estatales con respecto a los fondos restringidos, es posible que lo esté.

Desafortunadamente, esta es una situación en la que con frecuencia vemos que las organizaciones sin fines de lucro se equivocan. La mayoría de las veces, es un intento inocente por parte de una junta o de un Director Ejecutivo de ser buenos administradores del dinero que la gente ha donado. Con una intención completamente inocente y positiva, proceden a actuar de una manera totalmente contraria a las reglas.

Por ejemplo, supongamos que las cosas están muy apretadas en el refugio local para personas sin hogar. No hay suficiente efectivo en el fondo general de operaciones para comprar todos los alimentos que se necesitan para la próxima temporada navideña. Sin embargo, hay unos pocos miles de dólares en el fondo designado para construir una nueva instalación. Y, en verdad, la escasez de alimentos es una necesidad mucho más apremiante. Es poco probable que se inicie un proyecto de construcción durante al menos dos años, tal vez más. ¿Está bien desviar parte del dinero del fondo de construcción al fondo de alimentos?

Tal vez o tal vez no.

Hay dos tipos (o cubos) de fondos, restringidos y no restringidos . Echemos un vistazo a cada uno:

Fondos Restringidos:   Estos son fondos que se reservan para un propósito particular. A veces está  restringida temporalmente , lo que significa que la restricción podría finalizar debido a un límite de tiempo específico o, más probablemente, al finalizar un proyecto, como la construcción de una instalación. Los fondos que están  permanentemente restringidos generalmente están destinados a proyectos o actividades que están en curso y no tienen límite de tiempo. Alternativamente, una restricción permanente también podría vincularse al dinero que se ahorrará o invertirá en un fondo de dotación , cuyos intereses devengados se pueden utilizar para una actividad en particular o para operaciones generales.

¡Y restringido significa RESTRINGIDO! Este no es un asunto trivial. Los donantes pueden emprender acciones legales contra una organización sin fines de lucro que crea que está haciendo un mal uso de las donaciones restringidas. Lo último que quiere su organización benéfica es estar en la mira de la oficina del Fiscal General del estado.

Fondos sin restricciones:   como sugiere el nombre, los fondos sin restricciones no tienen condiciones y pueden ser utilizados por la organización sin fines de lucro para cualquier propósito que considere necesario. Este dinero generalmente se destina a los costos operativos normales.

Solo los donantes pueden restringir los fondos

Antes de continuar, tenemos que hablar sobre cómo se restringe el dinero. Este punto es clave para toda la discusión: solo un donante puede restringir los fondos designando su contribución para un uso particular.

A menudo vemos organizaciones sin fines de lucro que reservan dinero para usarlo con un propósito particular y luego rastrean esos fondos como restringidos. Eso es fundamentalmente incorrecto. Está perfectamente bien presupuestar dinero para un propósito e incluso mover esos fondos a una cuenta protegida. Pero restringir el uso de los fondos no es lo mismo que restringir los fondos . Sé que suena como un juego de semántica, pero no lo es. Por eso es tan importante que los líderes sin fines de lucro entiendan las definiciones legales, no solo la jerga aprendida. Nuevamente, solo un donante puede aplicar restricciones a los obsequios. Si necesita proteger el uso futuro de los fondos no restringidos que la organización sin fines de lucro ya tiene en su cuenta operativa general, llámelo reserva, fondo protegido o fondo presupuestado. Simplemente no lo llames restringido .

Así que volvamos a lo real: obsequios verdaderamente restringidos. Pueden recibirse en respuesta a una campaña de solicitud específica o pueden ser ofrecidos por un donante sin una solicitud específica previa. Veamos un ejemplo de cada uno.

Designaciones solicitadas. Una solicitud significa que su organización solicitó donaciones para una causa en particular. Tal vez fue por carta, correo electrónico, sitio web, anuncio de radio… en realidad no importa. Lo que importa es que las donaciones dadas en respuesta a una solicitud directa se dediquen a ese propósito. En nuestro ejemplo de refugio para personas sin hogar, la junta no puede simplemente redirigir el uso del dinero de la cuenta de instalaciones a la cuenta de alimentos, sin importar cuán terribles sean las circunstancias, si esos fondos son el resultado de una solicitud.

Designaciones no solicitadas. Estos son fondos donados que el donante designa sin haber sido solicitados por la organización benéfica. Por ejemplo, Bob decide donar $100 al refugio, pero por su cuenta decide “designar” que esos fondos se utilizarán para futuras expansiones. ¿Eso también es un regalo restringido? ¿Puede la organización benéfica desviar legalmente ese dinero a su fondo de alimentos?

Si la organización estuvo de acuerdo con la designación en el momento del obsequio, entonces es un obsequio restringido. Una forma de verlo es esta: las donaciones se restringen cuando ambas partes están de acuerdo con la restricción. En nuestro ejemplo, asumimos que el refugio aceptó la designación de Bob. Eso lo convierte en un regalo restringido. Sin embargo, hay manera de evitar este problema en el futuro.

Proporcione un descargo de responsabilidad.   Proporcione un descargo de responsabilidad con su solicitud de que la organización se reserva el derecho de usar el dinero como mejor le parezca. O, si se trata de un propósito presupuestado, infórmele a su donante que los fondos recibidos por encima del presupuesto del propósito solicitado se destinarán al fondo general para gastos operativos. Asegúrese de que su recibo de donación reitere ese punto.

Pida permiso al donante para reutilizar su regalo.   En una situación en la que sea demasiado tarde para un descargo de responsabilidad, puede volver a los donantes y pedir permiso para reutilizar su regalo. La mayoría de las veces, los donantes estarán de acuerdo cuando tenga sentido. Tenga en cuenta que los donantes tienen el derecho legal de decir que no, y hemos visto que los donantes se niegan a permitirlo. En estas situaciones, es posible que las organizaciones benéficas deban reembolsar la donación si no se puede utilizar para su designación original prevista.

A estas alturas, debería quedar claro que los fondos restringidos son un tema serio. También lo es el seguimiento de fondos restringidos. Desde una perspectiva contable, no es un asunto sencillo. La mayoría de los paquetes de software de contabilidad no están diseñados específicamente para uso sin fines de lucro. Muy pocos tienen la capacidad de rastrear fondos restringidos de forma nativa, incluido el software de contabilidad más popular utilizado por organizaciones sin fines de lucro en todo el país. Hay soluciones creativas, pero no es fácil de hacer.

Incluso si usa un software de contabilidad que puede rastrear fondos restringidos, las reglas de contabilidad asociadas con él son complicadas. Rara vez vemos que lo hagan correctamente las organizaciones sin fines de lucro que intentan rastrearlo por su cuenta, a pesar de que legalmente se requiere un seguimiento e informes precisos. Por esa razón, la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro con alguna actividad de fondos restringida deberían considerar seriamente subcontratar su contabilidad a un profesional .

Manejar las finanzas de una organización sin fines de lucro siempre es un desafío. Saber lo que constituyen fondos restringidos (y luego manejarlos correctamente) es crucial para evitar problemas con sus donantes… y la ley.