Evitar el conflicto de intereses en una junta directiva sin fines de lucro
En uno de nuestros artículos recientes , discutimos la importancia de tener una estructura organizacional sólida y el papel de una junta directiva dentro de una organización sin fines de lucro. Ese artículo le brindará una introducción general a las distintas partes del gobierno de una organización sin fines de lucro. Una vez que tenga una idea del órgano de gobierno de una organización sin fines de lucro, debe conocer las pautas del IRS cuando se trata de conflictos de intereses.
Es importante comprender la perspectiva del IRS sobre el conflicto de intereses al estructurar la junta directiva de una organización sin fines de lucro. Un conflicto de interés es una transacción o acuerdo que podría beneficiar el interés privado de un funcionario, miembro de la junta o empleado… o incluso un pariente del mismo. Los conflictos de interés en una junta directiva pueden tomar varias formas:
- Partes relacionadas que sirven juntas en la junta
- Miembros de la junta que están relacionados con los empleados
- Miembros de la junta que también son empleados
- Ciertas transacciones que involucran a miembros de la junta o empleados
- Conflictos de propiedad
Si bien es posible que no sea posible evitar un conflicto de intereses en todas las situaciones, es una buena práctica evitarlos o minimizarlos.
Para evitar tener una junta relacionada con la mayoría, debe saber cómo el IRS define una relación entre los miembros de la junta. Los miembros de la junta que están relacionados ya sea por consanguinidad o matrimonio se consideran partes relacionadas. El IRS generalmente considera a los abuelos, cónyuges o hermanos como una relación. Cualquier relación más allá de un miembro de la familia inmediata, como un primo o una tía, normalmente no se considera una relación a efectos de conflicto.
Los socios comerciales también se consideran partes relacionadas. Si dos o más personas son copropietarias de al menos el 35% de un negocio, el IRS los considera relacionados a través de tratos comerciales. Esto se convierte en un conflicto potencial cuando ambos se desempeñan como miembros de la junta de la misma organización sin fines de lucro. Las personas relacionadas por tratos comerciales reciben el mismo trato que las relaciones consanguíneas/matrimoniales.
Comprender cómo el IRS define las relaciones y los conflictos de intereses es importante para determinar qué califica como quórum de la organización . Un quórum se define como el número mínimo de miembros de una junta directiva que pueden reunirse oficialmente para discutir asuntos y votar decisiones. En un entorno sin fines de lucro, un quórum es el número mínimo de miembros de la junta no relacionados necesarios para contar como una reunión oficial.
Por ejemplo, si una junta directiva está compuesta por cinco personas, en la mayoría de los casos, tres de estos miembros de la junta pueden reunirse y satisfacer el quórum. Sin embargo, si una junta está compuesta por cinco personas, de las cuales dos están relacionadas, satisfacer el quórum se vuelve más complicado. Si ambos miembros relacionados están en una reunión durante una situación de votación, los cinco miembros de la junta deben estar presentes para satisfacer el quórum porque la mayoría de los miembros de la junta presentes no deben ser parientes.
Las organizaciones benéficas públicas casi siempre tienen prohibido tener una junta relacionada con la mayoría. A pesar de no tener una prohibición específica por escrito en su contra, el IRS lo rechazará en su revisión de la solicitud del Formulario 1023 de una organización . La razón tiene que ver con el potencial de beneficio privado .
Las personas tienen prohibido obtener beneficios , es decir, recibir una compensación o beneficio excesivos por su empleo o asociación con la organización a la que sirven. Incluso si los miembros de la junta no son compensados, la prohibición de ingresos implica la regla no escrita en contra de los miembros de la junta mayoritariamente relacionados. Esta prohibición existe porque dichos arreglos tienen el potencial de poner en peligro la misión de la organización.
Si se determina que un control estricto por parte de personas relacionadas sería mejor para la organización sin fines de lucro, la junta puede decidir que la organización debe ser una fundación privada en lugar de una organización benéfica pública. Las fundaciones privadas no se adhieren a las mismas pautas de conflicto de intereses que las organizaciones benéficas públicas.
Una situación similar surge en una organización benéfica pública cuando la organización va a contratar a un pariente de un miembro de la junta. El consejero relacionado deberá abstenerse de votar sobre el monto de la contratación y remuneración de su familiar.
La prohibición de aseguramiento del IRS va más allá de los miembros de la junta relacionados con la mayoría. También incluye a las personas con doble capacidad .
Las personas con doble capacidad son aquellas que se desempeñan como empleados y como miembros de la junta de la misma organización. Estos individuos no ayudan a satisfacer el quórum, especialmente cuando la junta vota sobre la compensación por el puesto de ese miembro de la junta. De hecho, tales personas deben abstenerse de discutir y votar sobre los asuntos que les conciernen.
Es fundamental entender la división de responsabilidades de los miembros de la junta y los empleados. La junta es responsable del gobierno de la organización, mientras que las personas empleadas son responsables de su gestión y operación. Como se indicó en nuestro último artículo sobre los miembros de la junta , hacer que una persona sea responsable de ambos roles no es una buena práctica a largo plazo.
Además, se crea un conflicto de intereses si la organización elige utilizar los servicios proporcionados por la empresa con fines de lucro de un miembro de la junta. Si una organización desea utilizar dichos servicios, debe proporcionar documentación que demuestre que la empresa del individuo es la mejor opción para la organización, y los servicios deben proporcionarse a un valor justo (si no por debajo del valor de mercado).
Los terrenos, edificios, vehículos o equipos de propiedad interna que utiliza la organización presentan un conflicto de intereses. Como mínimo, el informante debe abstenerse de cualquier discusión o toma de decisiones. A menos que sea donado, el IRS puede exigir prueba de que la transacción es en el mejor interés de la organización sin fines de lucro, que como se menciona en el párrafo anterior, requerirá investigación y documentación.
Evitar los conflictos de intereses es siempre la mejor práctica. Si es inevitable tener un conflicto de intereses, existen medidas que la organización puede tomar para evitar preguntas del IRS. Toda toma de decisiones debe estar documentada. La documentación adecuada también ayuda a la organización a garantizar que todas las reuniones tengan los miembros de la junta adecuados para satisfacer el quórum. Tener políticas y criterios para los miembros de la junta, tanto nuevos como actuales, ayudará a la organización a cumplir con las pautas del IRS.