Importancia de las actas de las reuniones de la junta sin fines de lucro
Recibimos muchas preguntas de nuestros clientes sobre las actas de las reuniones de sus organizaciones. Nuestros especialistas en exenciones a menudo dan consejos sobre preguntas como “¿Cuándo debemos registrar las actas de las reuniones?” y “¿Por qué son tan importantes las actas de las reuniones?” Es de gran importancia llevar actas adecuadas de las reuniones porque son el único medio que tiene el directorio para proporcionar evidencia de las decisiones tomadas en la sala de juntas.
¿Qué son las actas de reunión?
Las actas se definen como el registro escrito de una reunión que normalmente describe los eventos de la reunión, así como una lista de asistentes y una descripción de los temas discutidos por los presentes. Las organizaciones deben buscar o crear una plantilla formateada para usar en todas las reuniones. En el acta se hará constar la hora, el lugar y la lista de los presentes. Los invitados deben indicarse específicamente para mostrar quién tiene y quién no tiene privilegios de voto. El contenido de las actas no tiene que ser una transcripción de la discusión, pero las actas deben contener un resumen de la discusión, así como las decisiones tomadas por voto de los miembros de la junta.
¿Cuándo debería mi organización sin fines de lucro registrar las actas de las reuniones?
Cada vez que la junta se reúna, se deben tomar actas de la reunión. Incluso las reuniones que hayan tenido lugar a través de Skype, teleconferencia o cualquier otro medio electrónico deben tener documentación. Si no se levanta acta, es como si la reunión no se llevara a cabo porque no hay pruebas concretas sobre qué temas se trataron y qué decisiones se tomaron.
Las actas de las reuniones normalmente las toma el secretario de la organización. Si el Secretario no está presente, se debe elegir a otro funcionario o director para levantar el acta. El acta de la reunión también debe estar firmada por la persona que tomó el acta al final de la reunión de la junta. Una vez firmada, el acta se convierte en una copia legalmente vinculante. Esta copia debe mantenerse en los registros corporativos. Es una buena práctica mantener una copia impresa junto con una copia electrónica. Las actas no tienen que presentarse ante ninguna agencia, pero las copias de las actas deben estar disponibles a pedido.
Sin actas de reunión, una organización no tiene constancia de las decisiones tomadas en la sala de juntas. La falta de actas de reuniones permitiría al IRS (y al público en general) cuestionar el cumplimiento de la organización en el cumplimiento de los estatutos de la organización, así como la participación de la junta en el seguimiento de la ley sin fines de lucro y el cumplimiento de la Sección 501 del IRC.
