Los miembros de la junta tienen una estricta responsabilidad fiduciaria con la organización sin fines de lucro a la que sirven. Al escuchar esa frase, la mayoría de la gente piensa inmediatamente en el dinero. Y a menudo, eso es probablemente de lo que alguien está hablando si lo menciona. Sin embargo, la responsabilidad de un miembro de la junta como fiduciario va mucho más allá de los dólares y centavos.

Legalmente hablando, un fiduciario es un fideicomisario que es legalmente responsable de poner el interés de la organización a la que sirve por encima de su propio interés personal. Escribimos un artículo completo sobre las responsabilidades fiduciarias (vinculado arriba), por lo que no repetiremos todo eso en este artículo. La parte importante de nuestra discusión aquí es que la confidencialidad es una parte clave del rol fiduciario de un miembro de la junta.

Usted ha escuchado el viejo dicho, “Los labios sueltos hunden barcos” . Un pequeño aparte divertido es que este término se originó en carteles callejeros en los EE. UU. durante la Segunda Guerra Mundial, recordando al público que tenga cuidado con las conversaciones sin vigilancia que podrían socavar el esfuerzo de guerra. ¿Quien sabe?

Si bien es probable que su organización sin fines de lucro no esté involucrada en un combate mortal, es probable que se discutan muchas cosas a puerta cerrada en una reunión de la junta que no deben ser conocidas por el mundo. Algunas cosas, si se transmiten públicamente, podrían causar de todo, desde la vergüenza personal de alguien hasta la pérdida de confianza de los donantes. Una vez más, esto se remonta a las responsabilidades fiduciarias. Como miembro de la junta, tiene la obligación de mantener confidenciales aquellas cosas que sus compañeros de la junta determinen mutuamente que son confidenciales.

¿De qué tipo de cosas estamos hablando aquí? La mayoría de las veces se trata de cosas que involucran a las personas y su privacidad. Podrían ser los problemas de desempeño laboral de un miembro del personal. Podría ser información sobre un donante clave. En ocasiones, es posible que los planes estratégicos prospectivos deban mantenerse en secreto por un tiempo. El punto más importante es que, si se supone que es privado, manténgalo privado.

El concepto de confidencialidad en una organización sin fines de lucro es un acto de equilibrio. Para los miembros de la junta que trabajan en un negocio con fines de lucro, prácticamente todo lo que se discute en una reunión de la junta es totalmente confidencial. Romper esa confianza puede incluso tener consecuencias legales para un miembro de la junta con el proverbial “labios sueltos”. En una organización sin fines de lucro, es un poco diferente.

En su mayor parte, las reuniones de directorio de organizaciones sin fines de lucro… especialmente las de organizaciones 501(c)(3)… deben considerarse reuniones abiertas. Eso significa potencialmente abierto al público. Rara vez sucede eso, pero el principio permanece. Recientemente hicimos un artículo y un video sobre la transparencia de las organizaciones sin fines de lucro, y eso es a lo que me refiero. No debería estar sucediendo mucho con su organización sin fines de lucro que no sea transparente para sus donantes y beneficiarios. Las juntas pueden (y lo hacen) ir a lo que a menudo se llama Sesión Ejecutiva para discutir asuntos de privacidad, pero eventualmente, casi todo lo que no es de naturaleza personal se convierte en registro público.

Dado este acto de equilibrio, haré dos afirmaciones con evidente tensión entre ellas:

1. No utilice la confidencialidad como excusa para mantener en privado lo que debería ser público, y
2. No hable sobre cosas que deberían ser privadas bajo el pretexto de la transparencia.

¿Ves la tensión? Habiendo pasado muchos años sirviendo en juntas de caridad, en la práctica no es tan difícil como podría pensar.

Hay una serie de políticas que toda organización sin fines de lucro debería tener. Entre ellos se incluye una Política de confidencialidad para los miembros de la junta. Los elementos clave de una buena política de confidencialidad deben incluir:

• El propósito de la política
• A quién se aplica
• Debe prohibir la divulgación de información confidencial sin autorización expresa del resto del directorio.
• Debe especificar, de la forma más completa posible, qué asuntos se consideran generalmente confidenciales.

Internet está lleno de plantillas y ejemplos. Encuentre uno que funcione para su organización sin fines de lucro, adóptelo y asegúrese de que todos los miembros de la junta lo reconozcan y acepten cumplirlo.

Al pensar en las consecuencias, existen el tipo de daños colaterales y el tipo de responsabilidad personal. Son muy diferentes, y quiero referirme brevemente a ambos.

Daño colateral : violar la confidencialidad puede causar un gran daño a las personas y organizaciones. Las reputaciones pueden verse dañadas, a veces de manera irreparable. Se puede perder la confianza, tanto entre los miembros de la junta individualmente como por parte del público. Puede ponerse feo y resultar en un daño duradero para todos los involucrados.

Responsabilidad personal : esto es lo que le sucede a la persona que violó la confidencialidad. Es una buena idea incluir las consecuencias en su Política de confidencialidad. Sin embargo, recomiendo no tener una mentalidad de castigo único para todos los crímenes. Algunas infracciones son involuntarias y/o relativamente inofensivas y pueden merecer nada más que una censura por parte de sus compañeros de la junta. Otras infracciones son deliberadamente descuidadas o intencionales y tal vez incluso maliciosas. Estos merecen consecuencias más graves, incluida la eliminación de la junta. Es posible tener situaciones lo suficientemente atroces como para justificar una acción legal.