11 cosas que debes hacer para iniciar una organización sin fines de lucro
Se necesita mucho para iniciar una organización sin fines de lucro. Aquí hay 11 cosas a considerar… ¡porque 10 nunca es suficiente!
Al definir el propósito de su organización, pregúntese los fundamentos de la investigación periodística: Quién , Qué , Dónde , Cuándo , Cómo y Por qué :
- ¿Por qué estoy comenzando esta organización sin fines de lucro?
- ¿Cuál es la misión de mi organización? ¿Qué mal estoy tratando de corregir? ¿Qué valores impulsarán la actividad de mi organización?
- ¿Quién es el grupo objetivo o beneficiario al que impactará mi organización? ¿Quién administrará los servicios y recursos que proporcionará mi organización? ¿Quiénes son las partes interesadas que apoyarán la misión? ¿Quiénes son los miembros de mi junta y el personal potencial?
- ¿Cómo cumpliré mi misión? ¿Cómo pagaremos los programas y servicios que administramos? ¿Cómo recaudaremos fondos para las operaciones?
- ¿Dónde cumpliremos nuestra misión? ¿Es una iniciativa de la comunidad local, una iniciativa estatal o regional, o de alcance nacional/internacional?
Una vez que tenga las respuestas a estas preguntas, puede comenzar a desarrollar un plan de acción de tres años para su organización, incluidos los posibles hitos de actividad, objetivos de impacto, cifras presupuestarias y otros detalles.
Su plan de acción de tres años no solo será una guía indispensable para ayudarlo a dirigir sus actividades, sino que gran parte de ese plan deberá divulgarse al IRS en su solicitud 501(c)(3). Hay muchos beneficios adicionales para desarrollar su plan de tres años, incluidos los siguientes:
- Factibilidad : al definir su propósito y delinear claramente los planes de su programa para los primeros tres años, obtendrá una buena idea de si su plan es o no alcanzable de manera realista. Puede comenzar a trazar un mapa de los recursos humanos necesarios, los costos relacionados con el programa, los objetivos de recaudación de fondos y los próximos pasos para lograr su misión.
- Cumplimiento del IRS : no puede llegar a donde quiere ir sin el estado 501 (c) (3). Para obtener eso y mantenerlo, se requiere que su organización sin fines de lucro esté organizada y operada con un propósito exclusivamente benéfico. El IRS evaluará si su propósito, programas y estructura organizacional cumplen o no con ese estándar. Luego, debe mantener ese cumplimiento durante toda la existencia de su organización sin fines de lucro.
- Sostenibilidad : una vez que haya determinado que su plan es factible y cumple con el IRS, debe dar un paso atrás y considerar su plan desde la perspectiva de su comunidad. ¿Puede generar suficiente interés público para obtener el apoyo que necesita para que la organización siga funcionando? ¿El alcance de la misión es lo suficientemente amplio y específico para ayudarlo a obtener miembros de la junta, donantes importantes, subvenciones, voluntarios y/o financiamiento?
Responder estas preguntas y preparar un propósito detallado y un plan de programa son los primeros pasos para establecer una organización sin fines de lucro sostenible con un impacto duradero.
Una organización sin fines de lucro es una organización pública que no pertenece a ninguna persona o grupo de personas. En una empresa con fines de lucro, los accionistas, miembros o socios toman decisiones de control para la organización. Los propietarios controlan la empresa y comparten las ganancias. No es así, en una organización sin fines de lucro.
La razón por la que no hay propiedad de una organización sin fines de lucro es triple:
- La idea detrás de ser una organización sin fines de lucro es que existe para un propósito de beneficio público. Para garantizar esto, ninguna persona o personas podrán poseerlo y beneficiarse de él.
- Estar exento de impuestos requiere que nadie pueda ganar o beneficiarse personalmente de la entidad.
- Aunque las organizaciones sin fines de lucro pueden cesar sus operaciones y lo hacen, la premisa es el beneficio público perpetuo. Para garantizar la longevidad de la organización, el control de la organización sin fines de lucro debe recaer en miembros que puedan planificar la sucesión y la continuidad.
No entraremos en muchos detalles aquí sobre esto, porque hemos cubierto este tema extensamente en otro lugar (ver enlaces). Baste decir que si está iniciando una organización benéfica 501(c)(3), es casi seguro que elegiremos entre una organización benéfica pública , una fundación privada o una fundación operativa privada . Cada uno tiene sus distintos requisitos y razones por las que puede ser la opción adecuada para usted.
La pregunta más importante que debe hacerse al evaluar los prospectos de la junta es:
“¿Su posible miembro de la junta tiene pasión por la misión de su organización?”
Si no están dispuestos a dar su tiempo, dinero y recursos, probablemente no sean una buena opción. Los miembros de la junta también deben tener algunas habilidades comerciales y estar dispuestos (¡y ser capaces!) de ayudar a tomar decisiones financieras.
Puede ser tentador buscar nombres adinerados y/o prestigiosos para unirse a su junta, pero si no son personas de acción y entusiasmo, serán perjudiciales para su organización sin fines de lucro. Obviamente, los miembros de la junta deben tener altos estándares de integridad y valoran el cumplimiento y la transparencia.
También es importante considerar a su directorio como un todo cuando identifique a los posibles miembros del directorio . Recuerde, los miembros de la familia y los socios comerciales no pueden constituir la mayoría de la junta directiva de una organización benéfica pública.
Otra consideración importante es la gama de habilidades y experiencia que representa su directorio. Idealmente, su junta representará una diversidad de habilidades que ayudarán a respaldar todas las áreas de su organización sin fines de lucro: recaudación de fondos, gobierno y programas.
Incluso en el directorio de una fundación privada, que permite relaciones mucho más cercanas, tener una representación saludable de los talentos necesarios sigue siendo de vital importancia.
Uno de los desafíos más frecuentes a los que nos enfrentamos cuando trabajamos con clientes son los conflictos de intereses .
Las nuevas organizaciones 501(c)(3) son particularmente vulnerables a esto por una serie de razones, particularmente el estrecho control que a menudo se observa en los primeros años. El conflicto de intereses a menudo es difícil de evitar en estas situaciones, en parte porque puede ser ventajoso mantener un control estrecho temporalmente mientras la organización se está recuperando.
Sin embargo, lo que debe evitar a toda costa es permitir que el conflicto de intereses se convierta en una inversión y un beneficio privado . En otras palabras, un abuso de poder que resulta en una ganancia personal de los activos de la organización. Los infractores más comunes tienden a ser empleados sin fines de lucro que también ocupan puestos en la junta, pero la protección puede extenderse a cualquier puesto o empleado de la junta.
Una de las cosas más importantes que puede hacer una organización sin fines de lucro para construir una organización sostenible es desarrollar un sistema sólido de recaudación de fondos. La financiación de las organizaciones sin fines de lucro generalmente proviene de tres fuentes: donaciones , subvenciones e ingresos del programa. Cada una de estas fuentes tiene beneficios y limitaciones, pero una cosa fundamental que deben hacer las organizaciones sin fines de lucro es diversificar sus fuentes de financiamiento para garantizar que puedan continuar operando en caso de que alguna fuente de financiamiento se agote.
Para la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro que recién comienzan, crear una amplia base de donantes de individuos que puedan contribuir en una variedad de niveles es la mejor manera de hacer crecer su organización de manera sostenible. Complementar esa amplia base con donantes importantes y subvenciones es simplemente la guinda del pastel.
¡Tu base de donantes debería convertirse en tu base de fans ! No solo son su mejor fuente de financiación, sino que también pueden ser un gran grupo de personas que pueden brindar apoyo de boca en boca, donaciones en especie, voluntariado y otros recursos no financieros.
La compensación es un tema candente tanto para las empresas sin fines de lucro como para las empresas con fines de lucro. Es importante comprender lo que es justo y competitivo al establecer los salarios de sus empleados. De hecho, el IRS le da mucha importancia a este tema cuando evalúa nuevas organizaciones sin fines de lucro que buscan el estado 501 (c) (3).
Antes de decidir cuánto pagar a sus empleados sin fines de lucro , el primer paso es determinar el valor de mercado del trabajo. Este proceso incluye la recopilación de información de fuentes como el Departamento de Trabajo, datos del censo o la comparación de salarios para ofertas de trabajo de empresas en tamaños y ubicaciones similares. Completar esta diligencia debida es muy útil para darle una idea de lo que es razonable y justo.
La compensación para los ejecutivos sin fines de lucro debe ser establecida por una parte imparcial y sin prejuicios. Ningún ejecutivo, ni ninguna persona relacionada por sangre o interés comercial, debe participar en discusiones sobre su propia compensación. Este escenario es más sensible cuando los empleados ocupan puestos en la junta, como ocurre con frecuencia con los fundadores de pequeñas organizaciones. Los empleados y sus familiares deben abstenerse de cualquier discusión relacionada para evitar la apariencia de incorrección.
Perfeccionar el hábito de documentar adecuadamente las actividades de su organización sin fines de lucro es una de las disciplinas más importantes que cualquier nuevo emprendedor social puede dominar. Entonces, ¿de qué es exactamente lo que necesita para mantener registros?
Contabilidad
La primera categoría son sus registros contables . Si algo necesita ser abotonado firmemente, ¡esto es todo! Tanto las regulaciones estatales como las federales requieren que los registros financieros de su organización sin fines de lucro sean completos, precisos y consistentes con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados o GAAP. De hecho, su junta tiene la responsabilidad fiduciaria de garantizar que sus registros contables sean precisos.
Contribuciones
Primero, tiene un requisito reglamentario para mantener registros precisos de las donaciones. Esto se aplica tanto a los obsequios en efectivo como a los que no lo son (o en especie ). El IRS querrá detalles sobre esta información en su Formulario 990, y su estado probablemente también lo hará.
La segunda razón es más práctica. Los registros precisos de la actividad de donación hacen que sea mucho más fácil solicitar futuras contribuciones de sus seguidores.
Registros corporativos
Obviamente, debe conservar copias de todos sus documentos corporativos, como sus artículos de incorporación , estatutos y enmiendas relacionadas, y sus informes anuales corporativos .
Lo que podría ser menos obvio son las actas de las reuniones de la junta , que son las notas de lo que se discutió y decidió en las reuniones de la junta. Si el IRS u otra agencia gubernamental examina su organización sin fines de lucro por algún motivo, es muy común que soliciten actas de reuniones.
Registros de actividad
¿Qué ha estado haciendo su organización sin fines de lucro ? Si es una recaudación de fondos, ¿cuánto dinero ingresó? ¿Qué costó? Lo mismo para los programas. ¿Qué se logró? ¿Cuántas personas fueron atendidas? Esta es información de la que el IRS y su estado probablemente querrán conocer los detalles. También es un excelente contenido para comunicarse con su base de donantes sobre todas las cosas increíbles que está logrando su organización sin fines de lucro.
Cada año, todas las organizaciones 501(c)(3) deben presentar alguna versión del Formulario 990 del IRS . Nuevamente, hemos cubierto el Formulario 990 de manera exhaustiva, pero es esencial comprender lo que se requiere. No presentar anualmente un Formulario 990 de manera oportuna puede resultar en multas significativas. Si no se presenta un Formulario 990 durante tres años consecutivos, se revocará automáticamente el estado 501(c)(3).
La gestión de los requisitos estatales de recaudación de fondos también puede ser complicada. La gran mayoría de los estados requieren que las organizaciones sin fines de lucro se registren para solicitar donaciones con la División de Caridades de ese estado antes de solicitarlas. Las organizaciones sin fines de lucro que recaudan fondos en varios estados también deben registrarse en cada uno de esos estados y renovar ese registro anualmente.
Comenzar y operar una organización sin fines de lucro es complicado. Necesita un profesional externo en el que pueda confiar para ayudarlo a navegar las complejas reglas y regulaciones que se interponen entre usted y su éxito.
Después de haber guiado con éxito a miles de organizaciones sin fines de lucro a través del proceso 501(c)(3), hemos aprendido una o dos cosas sobre lo que funciona… y lo que no. Comenzar y operar una organización sin fines de lucro tiene que ver con el cumplimiento tributario. Necesita una firma que realmente pueda brindarle asesoramiento fiscal y ayudarlo a evitar las trampas. No solo tenemos licencia para representar su caso ante el IRS, sino que estamos legalmente obligados a brindarle el mejor y más preciso asesoramiento fiscal para su situación particular.
Como dije en la introducción, hay mucho que considerar antes de comenzar una organización sin fines de lucro. De hecho, este artículo está extraído y abreviado de nuestro libro electrónico, ” 10 cosas que debe saber antes de comenzar una organización sin fines de lucro “, que tiene más de 10,000 descargas hasta la fecha.
Puede tener éxito en el lanzamiento de una nueva organización sin fines de lucro. Saber lo que implica antes que tú determinará el grado de tu éxito, o la falta de él.
