Ya sea que se trate de una empresa comercial o de una organización sin fines de lucro, cada organización funciona mejor cuando tiene políticas operativas sólidas. Sin embargo, con demasiada frecuencia, estos son una idea de último momento y se encuentra en la necesidad de consultar una política que aún no tiene implementada.

Nuestro equipo en Foundation Group ha tenido el privilegio de trabajar con miles de organizaciones sin fines de lucro a lo largo de los años. Desafortunadamente, una de las cosas que vemos con frecuencia son organizaciones que no tienen políticas establecidas para guiar la gobernanza y otras actividades esenciales. O si los tienen, se los tomaron prestados de otra organización y en realidad no siguen las políticas ni saben lo que dicen.

En esta publicación, veamos 6 políticas que creemos que toda organización sin fines de lucro debe tener y seguir.

Una política de conflicto de intereses que cumpla correctamente es la primera entre iguales cuando se trata de políticas esenciales que se deben tener y seguir. Si bien no es un requisito legal, la política de Conflicto de intereses es la más consultada y referenciada por el IRS. La presentación anual del Formulario 990 hace numerosas preguntas sobre si su organización sin fines de lucro tiene uno o no, además de cómo y cuándo los miembros de la junta de su organización deben revisarlo y aprobarlo.

Dada la gran preocupación que tienen tanto el IRS como la ley estatal con respecto al conflicto y la prohibición de seguros y beneficios privados , no tener una política de conflicto de intereses no es realmente una opción. Pero, ¿qué debe contener el tuyo?

Una Política de conflicto de intereses bien redactada establece las expectativas de conducta de y entre los funcionarios, directores, empleados clave, personas relacionadas y la propia organización sin fines de lucro. También explica en detalle los procedimientos específicos a seguir en caso de que surja un conflicto, incluido cómo los que tienen un conflicto deben notificar a los demás que existe tal conflicto. Por ejemplo, si su organización sin fines de lucro potencialmente va a hacer negocios con una empresa de propiedad parcial de su director ejecutivo, ¿cuál es el procedimiento para tratar el conflicto?

Una situación como esta ocurrió en una junta escolar privada en la que serví hace unos años. La escuela necesitaba construir un nuevo baño e instalaciones de concesiones en los campos deportivos. Uno de mis compañeros miembros de la junta era dueño de un negocio de construcción comercial y estaba entre los contratistas que ofertaron por el proyecto. Cuando llegó el momento de revisar las ofertas y seleccionar un contratista, según nuestra política de Conflicto de intereses, se recusó tanto de la discusión como de la votación.

Su Política de denuncia de irregularidades está relacionada de alguna manera con su Política de conflicto de intereses. Idealmente, si su organización lleva a cabo sus actividades de la manera correcta, la Política de denunciantes puede permanecer en un archivo y nunca tener que usarse.

Esta política está diseñada para instruir y proteger a aquellos con conocimiento de irregularidades. Por ejemplo, supongamos que un miembro del personal se da cuenta de que uno de los empleados clave con acceso a la cuenta bancaria está emitiendo cheques a su nombre para el reembolso de gastos, en contra de las políticas de la organización y de las mejores prácticas lógicas. La Política de Denunciantes debe describir cómo el miembro del personal debe abordar este tema al liderazgo, así como protegerlo de cualquier recriminación por haber expuesto la práctica.

Es cierto que este es un tema que hace que algunas personas se sientan incómodas. Pero, esta es otra política sobre la que el IRS pregunta específicamente en el Formulario 990. Y, la Ley Sarbanes-Oxley hizo que la adopción de una Política de denunciantes fuera un requisito reglamentario. La conclusión es que las mejores prácticas dicen que lo necesita para proteger a su gente. La ley dice que lo necesita porque se espera que su organización sin fines de lucro lo tenga.

La Política de retención y destrucción de registros es otra de las políticas sobre las que pregunta su Formulario 990. Por lo tanto, debe considerarse esencial. También es otra política requerida por Sarbanes-Oxley. Tal vez recuerde que el Congreso aprobó la Ley Sarbanes-Oxley a raíz del escándalo corporativo y contable que involucró a Enron en la década de 1990.

Parte de ser transparente y responsable es la retención de registros. Como mínimo, una organización sin fines de lucro debe mantener registros durante al menos 3 años. En algunos casos, debería ser sustancialmente más largo. Incluso si no lo exige la ley, debería ser lógico que se conserven los datos importantes. Las leyes federales y estatales hacen que la retención de registros sea un requisito para aquellos que buscan subvenciones.

Los tipos de registros que deben conservarse incluyen actas de reuniones de directorio, documentos fiscales y otros documentos reglamentarios, registros de donaciones, registros de recibos y desembolsos, contratos, etc. La lista podría ir mucho más allá.

Una pregunta que surge a menudo es si se debe conservar el papel original. Si tiene una forma infalible de digitalizar documentos, eso generalmente será suficiente para fines de retención. Dado que gran parte de estos datos nunca están en forma de papel, solo lo refuerza.

La parte de “destrucción” de su política debe describir específicamente cómo su organización sin fines de lucro debe deshacerse de los registros una vez que haya transcurrido el período de retención. Si se trata de papel físico, la destrucción física (como la trituración) debería ser la opción predeterminada. Los datos digitales deben eliminarse de forma permanente, no solo enviarse a la papelera de archivos. Tenga en cuenta que también puede quedarse con todo para siempre. Si es digital, ¿por qué no conservarlo?

La Política de Compensación de Empleados proporciona a su organización sin fines de lucro un enfoque coherente para determinar los sueldos, salarios y beneficios para sus empleados. Algunas organizaciones sin fines de lucro tienen una política que solo se ocupa de la compensación ejecutiva, pero es mejor abordar cómo se les paga a todos.

El IRS tiene un requisito reglamentario de que los empleados sin fines de lucro están limitados a recibir una “compensación razonable”. Como es típico del IRS, esta es una situación en la que se establece el requisito, pero los detalles sobre lo que se considera “razonable” dejan mucho a conjeturas subjetivas. Baste decir que los sueldos, salarios y beneficios asignados a un empleado deben considerarse a la luz de la experiencia, los requisitos del trabajo, las comparaciones con organizaciones similares y la capacidad financiera de la organización benéfica.

Eso deja mucho margen de maniobra, sin duda. Lo mejor es crear una política de compensación general que dicte cómo se determinará el pago de cada empleado, desde el trabajador a tiempo parcial hasta el director ejecutivo . ¿Cuáles son los comps a utilizar? ¿Quién o qué comité está tomando estas decisiones? ¿Cómo se evalúan los aumentos de sueldo? Te dan la imagen.

Si alguien quiere hacer una donación a su organización sin fines de lucro, simplemente tómela, ¿no? No necesariamente.

Una Política de aceptación de obsequios puede tratar sobre obsequios en dinero, pero por lo general se trata de obsequios en especie. Los obsequios en especie son obsequios que no son en efectivo, como terrenos, edificios, vehículos, alimentos, ropa, joyas, etc., cuya aceptación puede ser excelente… o podría ser más molesto que su valor. A veces, aceptar un regalo en especie tiene ramificaciones legales, como impuestos o licencias.

La idea es pensar con anticipación qué tipo de obsequios quiere o necesita aceptar su organización sin fines de lucro. Está bien aceptar obsequios en especie, pero es mejor tener un plan de qué hacer con ellos una vez que obtenga el automóvil donado.

Además, esta es otra política más sobre la que le pregunta el Formulario 990.

La gestión y el control financieros es una de las responsabilidades más críticas de cualquier organización sin fines de lucro. Es absolutamente esencial que existan controles estrictos sobre el flujo de efectivo y la transparencia que, naturalmente, debería venir con eso.

Una buena Política de Gestión Fiscal puede ayudar. Debe describir cómo se maneja el dinero desde el regalo hasta el banco y los gastos. ¿Quién hace los depósitos? ¿Quién puede gastar dinero (firmantes de cuentas bancarias, tarjetas de crédito)? ¿Se puede gastar sin la aprobación previa de la junta u otro comité? ¿Cuántas firmas en un cheque de desembolso? ¿Puede la misma persona escribir cheques y conciliar los libros?

Una pista sobre esto último… la respuesta debería ser “¡No!” Contrate una buena empresa de contabilidad , como nosotros, para que le ayude con la contabilidad y los informes financieros.

No puedo enfatizar lo suficiente cuán importantes son los controles financieros. No solo proporciona las medidas de seguridad necesarias para proteger y administrar los recursos limitados de la organización, sino que también protege a las personas involucradas de las acusaciones, suponiendo que se mantenga de manera constante la separación de funciones adecuada. Y, por último, brinda a sus miembros y/o donantes una gran confianza en que su apoyo se gestiona correctamente.