Después de incorporarse en su estado y establecer el estado 501(c)(3) de su organización sin fines de lucro con el IRS, la mayor preocupación regulatoria que tendrá es mantener el cumplimiento continuo de la ley. Las presentaciones reglamentarias requeridas para las entidades estatales y federales se utilizan para determinar si su organización sin fines de lucro ha seguido las reglas necesarias para calificar como una organización benéfica y mantener su estado de exención de impuestos. Un punto clave a recordar sobre el cumplimiento es que un buen mantenimiento de registros será la base de su éxito en esta área.
Cada año, todas las organizaciones 501(c)(3) deben presentar alguna versión del Formulario 990 del IRS ante el Servicio de Impuestos Internos. Las pequeñas organizaciones benéficas públicas, aquellas con menos de $50,000 en ingresos brutos, pueden presentar una breve declaración electrónica llamada Formulario 990-N. Para todos los demás, se requiere una declaración mucho más detallada (Formulario 990-EZ, 990, 990-PF y/o 990-T). Este formulario recopila información sobre los ingresos y gastos de la organización sin fines de lucro, así como los logros del programa, los miembros de la junta y las respuestas a numerosas preguntas operativas y de cumplimiento de la junta. El formulario no es simplemente una declaración de números similar a una declaración de impuestos privada o con fines de lucro. Se requieren muchos detalles subjetivos y narrativos sobre el funcionamiento de la organización sin fines de lucro. No presentar un Formulario 990 de manera anual a tiempo puede resultar en multas significativas (hasta $20 por día por cargos por presentación tardía).
Además de presentar el Formulario 990, una organización sin fines de lucro que mantiene empleados también está sujeta a las reglamentaciones que afectan el lugar de trabajo. Estas presentaciones pueden incluir informes de nómina e impuestos sobre una base anual y/o trimestral. Estos requisitos de presentación son esencialmente similares a los que se requieren en las empresas con fines de lucro.
Administrar los requisitos de presentación del estado, especialmente para las organizaciones sin fines de lucro que operan a nivel nacional, puede ser un proceso oneroso. La gran mayoría de los estados requieren que las organizaciones sin fines de lucro se registren en la División de Caridades antes de solicitar donaciones. Las organizaciones sin fines de lucro que recaudan fondos en varios estados también deben registrarse en cada uno de esos estados y renovar ese registro anualmente. De manera similar, las organizaciones sin fines de lucro cuya sede corporativa se encuentra en un estado, pero tendrán una presencia física continua en otro, generalmente deben registrarse como una entidad extranjera en el otro estado solicitando un Certificado de Autoridad. Existe una variabilidad considerable entre los estados con respecto a los requisitos sin fines de lucro de cada estado, por lo que el mantenimiento de registros con respecto a las actividades en cada estado es de suma importancia.
Además de las presentaciones de cumplimiento, las organizaciones sin fines de lucro también deben presentar documentos de operaciones comerciales relacionados con las reglas del lugar de trabajo específicas del estado. Debe presentar un informe anual corporativo para su estado de incorporación, además de cada estado en el que su organización sin fines de lucro tiene un Certificado de autoridad. Puede ser responsable del impuesto sobre el empleo, la compensación de trabajadores y el impuesto sobre el desempleo ante los reguladores estatales. A nivel estatal, las regulaciones relacionadas con el empleo a menudo difieren de los requisitos de las empresas con fines de lucro.
La junta directiva de una organización sin fines de lucro es legalmente responsable de garantizar que los registros de cumplimiento federales y estatales de la organización sin fines de lucro estén actualizados. Ya sea que los prepare un profesional o un empleado, lo importante es que los registros sean detallados y precisos. Por lo general, el miembro de la junta responsable de realizar un seguimiento de esta actividad es el tesorero, pero todo el equipo de gobierno es responsable en última instancia. Toda la información necesaria para el Formulario 990 y otras presentaciones de cumplimiento debe estar disponible si su organización ha hecho del mantenimiento de registros detallados una prioridad operativa. Para obtener más información sobre el mantenimiento de registros, consulte nuestra publicación de blog sobre las mejores prácticas.
