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Conceptos básicos de mantenimiento de registros para organizaciones sin fines de lucro

Perfeccionar el hábito de documentar adecuadamente las actividades de su organización sin fines de lucro es una de las disciplinas más importantes que cualquier nuevo emprendedor social puede dominar. Hay un cliché muy usado que dice: “Si no está por escrito, no sucedió”. Cuando se trata de su organización sin fines de lucro, ¡nunca se ha dicho una declaración más cierta! Pero, a menos que sea del tipo superorganizado que escribe todo instintivamente, la documentación puede no ser su punto fuerte. Entonces, ¿de qué necesita exactamente mantener registros si encaja en esta categoría? En este artículo, quiero hablar sobre cuatro categorías críticas de mantenimiento de registros y cómo puede asegurarse de tener sus bases cubiertas.

CONTABILIDAD

La primera categoría son sus registros contables. Si algo necesita ser abotonado firmemente, ¡esto es todo! Tanto las regulaciones estatales como las federales requieren que los registros financieros de su organización sin fines de lucro sean completos, precisos y consistentes con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados o GAAP. De hecho, su junta tiene la responsabilidad fiduciaria de garantizar que sus registros contables sean precisos. E incluso si tiene la suerte de tener a alguien dentro de la organización que esté bien versado en contabilidad sin fines de lucro, le recomendamos encarecidamente que contrate los servicios de un tercero profesional competente (como Foundation Group) para supervisar lo que se está haciendo. Y para preparar su Formulario 990 anual del IRS y las presentaciones relacionadas.

CONTRIBUCIONES

La segunda categoría son las donaciones . Hay dos razones por las que esto es tan importante: primero, tiene un requisito reglamentario para mantener registros precisos de quién dio qué y cuándo. Esto se aplica tanto a los obsequios en efectivo como a los que no lo son (o en especie). El IRS, y tal vez su estado, querrán detalles sobre esta información en su Formulario 990. La segunda razón es más práctica. Los registros precisos de la actividad de donación hacen que sea mucho más fácil solicitar futuras contribuciones de sus seguidores. Y, como hemos discutido en otros artículos, construir una base de seguidores de donantes constantes es fundamental para la salud financiera de su organización sin fines de lucro.

REGISTROS CORPORATIVOS

Puede parecer un poco obvio, pero debe conservar copias de todos sus documentos corporativos, como sus artículos de incorporación, estatutos y enmiendas relacionadas, y sus informes corporativos anuales. Lo que podría ser menos obvio son las actas de las reuniones de la junta, que son las notas de lo que se discutió y decidió en cualquier reunión de la junta. Esta es una pieza de mantenimiento de registros que a menudo se pasa por alto y es de vital importancia. Si el IRS u otra agencia gubernamental examina su organización sin fines de lucro por algún motivo, es muy común que soliciten la documentación de las decisiones de la junta. No desea encontrarse en una situación de defensa de una acción de la junta, como la compensación de su Director Ejecutivo (que también es miembro de la junta), y no tener evidencia de toma de decisiones a distancia.

REGISTROS DE ACTIVIDAD

La última categoría que examinaremos son los registros de actividad. ¿Qué ha estado haciendo su organización sin fines de lucro? Esta categoría puede incluir cosas que van desde recaudación de fondos o actividades específicas del programa. Si es una recaudación de fondos, ¿qué pasó? ¿Cuánto dinero entró? ¿Cuál fue el costo de realizarlo? Lo mismo para los programas. ¿Qué se logró? ¿Cuántas personas fueron atendidas? Esta es toda la información sobre la que el IRS y su estado probablemente querrán detalles. También es un excelente contenido para comunicar a su base de donantes todas las cosas increíbles que está logrando su organización sin fines de lucro.

CONCLUSIÓN

Como puede ver, el mantenimiento de registros no puede ser una ocurrencia tardía para su organización sin fines de lucro. Saber qué se debe documentar y luego hacerlo es esencial para asegurarse de que su organización sin fines de lucro cumpla con los requisitos y, por extensión, mejore la participación de los donantes y las partes interesadas.

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